Privacystatement

Regie over jouw gegevens

Privacypolicy

Wie zijn wij?

Wij zijn NL Mental Care B.V. en wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van de sollicitanten van al onze bedrijfsonderdelen. Dat zijn Mentaal Beter, Opdidakt/E-Vizier, SSC, AlleskITs en Vitalmindz.

Ben je nu, of was je in het verleden, bij één van deze onderdelen een sollicitant? Dan lees je in dit privacystatement alles over hoe wij omgaan met jouw gegevens.

Dit zijn de privacybeloftes van NL Mental Care

  • We behandelen jou en je gegevens met aandacht en respect. We gaan integer om met jouw gegevens en volgen daarin ons ethisch kompas.
  • We zijn duidelijk over wat we doen met jouw gegevens.
  • We verzamelen jouw gegevens alleen als we ze nodig hebben voor ons doel. Ons hoofddoel is om te kijken of je bij ons kan en wil komen werken. Andere doelen hebben daar altijd mee te maken. We gebruiken niet meer gegevens dan nodig voor het doel.
  • We verkopen jouw gegevens nooit. Aan niemand.
  • We staan open voor feedback over de manier waarop we met jouw gegevens omgaan. Je kan altijd bij ons terecht met vragen of verzoeken over de verwerking van jouw gegevens via privacy@mentalcaregroup.nl.

Hoe wij omgaan met jouw gegevens

Welke gegevens hebben we?
We gebruiken onderstaande gegevens van jou. Voor welke doelen we deze gegevens gebruiken lees je hier.

  • Jouw contactgegevens, zoals je naam, adres, (privé) e-mailadres en telefoonnummer;
  • Jouw geslacht, geboortedatum en/of leeftijd;
  • Een foto als je die aan ons verstrekt;
  • Jouw motivatiebrief en alle gegevens die jij zelf vermeldt op je CV;
  • Gegevens over jouw opleidingen, ontwikkeling, gevolgde cursussen, stages en arbeidsgeschiedenis
  • Het aantal uur dat je wil werken en per welke datum je beschikbaar bent;
  • Belonings- en/of salarisgegevens;
  • Gegevens van referenties;
  • Gegevens van jouw Linkedin-profiel;
  • Aantekeningen van onze contacten of gesprekken met jou;
  • Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) als je bij ons in dienst treedt;
  • Bij interne sollicitaties: de gegevens in jouw personeelsdossier;

Voor welke doelen gebruiken we deze gegevens?

De hierboven genoemde gegevens gebruiken we voor onderstaande doelen.

  • Om te bepalen of je bij ons kan en wil komen werken.
    Zo vergelijken we jouw gegevens met al onze vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties en voorwaarden, kunnen we contact opnemen met jou voor een nadere kennismaking en maken we aantekeningen van onze contacten en/of gesprekken.
  • Screening
    Wij screenen al onze potentiele nieuwe medewerkers. Voor zorgverleners is dit wettelijk verplicht en voor andere functies hebben wij hiervoor een gerechtvaardigd belang omdat screening van onze medewerkers noodzakelijk is om de kwaliteitscertificeringen die wij als organisatie hebben te behouden. In het kader van onze screening kunnen wij contact opnemen met opgegeven referenten en/of opleidingsinstituten. Daarnaast kunnen we je vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag als je bij ons in dienst treedt.
  • Om contact met je te houden
    In de eerste plaats houden we uiteraard contact met je over het verloop van de sollicitatieprocedure. Daarnaast kunnen we je ook informatie sturen over onze organisatie in het algemeen of andere vacatures waar jij niet op hebt gesolliciteerd, maar die wellicht interessant voor je kunnen zijn. Als je daarvoor toestemming geeft, houden we jouw gegevens hiervoor een jaar na het eindigen van de sollicitatieprocedure in ons bestand.
  • Voor het voorbereiden en aangaan van de arbeidsovereenkomst
    Als je wordt aangenomen, gebruiken we jouw gegevens om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden, op te stellen en met jou aan te gaan. Vanaf het moment dat je bij ons in dienst bent, ben je een medewerker en valt de verwerking van jouw gegevens onder het privacystatement voor medewerkers. Dit privacystatement krijg je als je in dienst treedt en is altijd op te vragen bij de afdeling HR.
  • Evaluatie van de sollicitatieprocedure
    Soms vragen we sollicitanten in een enquête (per e-mail) om hun ervaringen met ons sollicitatieproces. Dit doen we om van jouw ervaringen te leren en zodat we ons sollicitatieproces verder kunnen verbeteren.

Met wie wisselen we gegevens uit?

De meeste gegevens die we van jou hebben, heb je ons zelf verstrekt, maar sommige gegevens krijgen we van anderen of halen we uit openbare bronnen. En jouw gegevens zijn geheim, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we je graag uit waarom we met bepaalde partijen gegevens uitwisselen en vanwege welke wettelijke reden we dit mogen doen.

Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

  • Dienstverleners die ons helpen bij het uitvoeren van ons werk
    Dit zijn zogeheten ‘verwerkers’. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en voor onze doelen, niet voor zichzelf. Dit zijn bijvoorbeeld onze ICT-dienstverleners, zoals de partij die de informatie voor ons opslaat die wordt ingevoerd in het online sollicitatieformulier, of de partij die onze IT-omgeving beheert waarin alle gegevens worden opgeslagen. Voor deze gegevensuitwisseling hoeven we jouw toestemming niet te vragen, omdat dit nodig is voor de hierboven beschreven doelen en die partijen onder onze verantwoordelijkheid werken. Natuurlijk maken we met hen goede afspraken in contracten. Bijvoorbeeld dat zij zelf niks met jouw gegevens mogen doen, jouw gegevens ook geheim moeten houden en dat ze jouw gegevens goed moeten beveiligen.
  • Opleidingsinstanties en/of referenties
    We kunnen jouw gegevens aan hen verstrekken om jouw opleiding, diploma of werkervaring te verifiëren.

Geen internationale doorgifte van gegevens

Wij kunnen jouw gegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als hier sprake van is volgen we ons Beleid internationale gegevensdoorgifte. In de meeste gevallen betekent dit dat we door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen gebruiken om jouw gegevens te beschermen.

Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming

Wij profileren je niet op basis van jouw gegevens en we maken ook geen gebruik van automatische besluitvorming.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren je gegevens zolang wij die nodig hebben. Dat is in principe gedurende de sollicitatieperiode en tot 4 weken na afronding daarvan. Als je ons daarvoor toestemming geeft, bewaren we je gegevens langer, tot 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure. Zo kunnen we je in de toekomst nog benaderen als er een vacature ontstaat die interessant voor je kan zijn. Na de bewaartermijn verwijderen wij je gegevens.

Hoe zorgen wij dat jouw gegevens veilig zijn bij ons?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn bij ons. Dit doen we onder andere door:

  • medewerkers te screenen en ervoor te zorgen dat iedere (HR/recruitment-)medewerker aan geheimhouding gebonden is door de wet, beroepscodes of een contract.
  • onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, 2-factor authenticatie te gebruiken en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt.
  • Onszelf te laten toetsen door een externe partij, waardoor we ook een NEN 7510 certificaat hebben. Dit certificaat laat zien dat wij onze informatie goed beveiligen.
  • blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording op dit gebied.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan via security@mentalcaregroup.nl

Jouw privacyrechten

Je kan ons vragen om je een kopie van jouw gegevens te geven (om ze over te dragen). Je kan ook nog om extra informatie vragen over hoe we omgaan met jouw gegevens.

Als je dingen in jouw gegevens ziet die feitelijk niet kloppen, mag je ons vragen om dit aan te passen. Als je het als sollicitant niet eens bent met iets wat wij over jou opgeschreven hebben, passen we dit in principe niet aan, maar kunnen we jouw mening hierover wel toevoegen aan onze gegevens.

Daarnaast kan je ons vragen om tijdelijk te stoppen om jouw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld omdat je ons hebt laten weten dat je denkt dat jouw gegevens niet kloppen of dat we ze niet (meer) zouden mogen verwerken en we nog bezig zijn om dit uit te zoeken. Voor de tussentijd kan je dan vragen of we jouw gegevens niet willen gebruiken.

Soms gebruiken we jouw gegevens ook voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals in het geval van de screening. Als we dit doen, kan je hiertegen bezwaar maken als je denkt dat dit voor jou persoonlijk extra nadelig is. We kijken dan goed of we vanwege jouw specifieke situatie moeten stoppen met het gebruik van jouw gegevens.

In bepaalde gevallen gebruiken we jouw gegevens alleen met jouw toestemming. Als dat zo is, kan je die toestemming ook altijd weer intrekken. Je hoeft daarvoor geen reden te geven. Als je jouw toestemming intrekt, stoppen we met (dat deel van) het gebruik van jouw gegevens.

Tot slot kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen. In principe kunnen we dit altijd voor je doen, maar soms kan het er natuurlijk toe leiden dat we de sollicitatieprocedure niet voort kunnen zetten zonder de betreffende gegevens.

Wil je nog meer weten over jouw rechten? Kijk dan hier op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacystatement

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw gegevens verwerken, passen we ons privacystatement daarop aan. De laatste versie van ons privacystatement is altijd te vinden op deze website en op te vragen via privacy@mentalcaregroup.nl.

Deze laatste versie van het privacystatement is gemaakt op 1 oktober 2021

Vraag tip of klacht?

Heb je een vraag, tip of klacht over privacy? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

NL Mental Care B.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Steijnlaan 12
1217 JS Hilversum

Komen wij er samen niet uit? Leg je klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.